In diesem System ist eine Workflow Vorlage für den Durchlauf von speziellen Dokumenten konfiguriert.
Der Workflow macht was er soll allerdings tritt hin und wieder das Problem auf, dass ein Dokument gelöscht und der entsprechende Workflow beendet werden soll.
Nach einiger Überlegung lag der Schluss nahe, dieses Szenario in den Workflow einzuarbeiten.
Dabei gibt es nun folgendes Problem: Die Nutzer, die am Workflow beteiligt sind, haben im DMS keine Löschrechte und sollen diese auch nicht erhalten. Damit kann das Löschen des Dokuments nicht direkt in einem Workflow-Knoten erfolgen.
Eine mögliche Lösung ist die Verwendung von ELOas (AS=Automation Service). ELOas ist ein Serverdienst, mit dem zeitgesteuert Aufgaben mit höheren Privilegien ausgeführt werden können.
- Der Workflow wird an den entsprechenden Stellen mit weiteren Endknoten ausgestattet, die das zu löschende Dokument in einen dafür vorgesehenen Ordner im Archiv verschieben.
- Der Workflow beendet sich
- Ein ELOas Ruleset schaut 1 Mal pro Minute in den Löschordner und entfernt dort aufgelaufene Dokumente
Um einen ELOas Ruleset zu erstellen verwendet man am Besten den ELO Java Client. Nach der Anmeldung als Administrator navigiert man im Archivbaum zu:
Administration/ELOas base/Rules
In diesem Verzeichnis befindet sich für jede Rule (Aufgabe) eine Textdatei (XML). Über die Postbox und Archivablage kann der Adminstrator einfach eine neue Ruleset dort ablegen (Maske Freie Eingabe).
Für die Löschaufgabe sieht die XML-Datei relativ einfach aus:
<ruleset>
<base>
<name>Loeschen</name>
<search>
<name>"TREEWALK"</name>
<value>1742</value>
<mask>105</mask>
<max>1</max>
</search>
<interval>1M</interval>
</base>
<rule>
<name>Loeschen</name>
<script>
log.info("############### ObjId: " + EM_ACT_SORD.getId());
if ((EM_TREE_STATE == 1)) {
ixConnect.ix().deleteSord(1742, EM_ACT_SORD.getId(), LockC.NO, null);
}
</script>
</rule>
<rule>
<name>Global Error Rule</name>
<condition>OnError</condition>
<script></script>
</rule>
</ruleset>
Listing: XML-Datei Ruleset Löschen
Im <base> Teil wird definiert, welche Dokumente das Ruleset verarbeiten soll. Mit der Methode TREEWALK kann ein Archiv-Zweig verarbeitet werden. 1742 ist im Beispiel die ELOID des Ordners, der die zu löschenden Dokument enthält.
Mit <mask> muss eine Verschlagwortungsmaske angegeben werden. Nur Dokumente mit dieser Maske werden behandelt.
Das <interval>1M bedeutet minütliche Ausführung.
Die <rule> gibt an was mit den gefundenen Dokumenten passieren soll. Im Beispiel wird ein <script> eingerichtet welches mit einem Indexserver Aufruf das gefundene Dokument löscht.
Da beim TREEWALK jedes Dokument 2 Mal bearbeitet wird, wird mit
if ((EM_TREE_STATE == 1))
geprüft ob der letzte Durchlauf erreicht ist.
Nachdem die Ruleset XML-Datei unter
Administration/ELOas base/Rules
im Archiv abgelegt wurde, muss man zum Bearbeiten Auschecken und wieder Einchecken.
Nach dem Einchecken muss ausserdem ein Relaod der Rulesets im ELOas durchgeführt werden. Anderenfalls werden Änderungen am Skript nicht wirksam.
Der Relaod erfolgt über die Webconsole des ELOas. Host und Port entsprechen der Indexserver URL.
http://server:8080/as
Wenn man mit mehreren Mandanten arbeitet muss anstelle von as entsprechend as-Mandant stehen.
Falls der Tomcat nach einem Login fragen sollte findet man diesen im Tomcat Install-Verzeichnis unter conf/tomcat-users.xml.
Wenn die ELOas Console erscheint, sieht man dort eine Liste mit den geladenen Rulesets. Über den Link "Relaod" kann neu geladen werden.
Logfile
Zur Diagnose der ausgeführten Rulesets steht der as-Log im Log Verzeichnis der ELO-Installation zur Verfügung.Im Skript kann man mit
log.info("Blablub");
Daten in das Log schreiben. log.debug("") hat bei mir keine Ausgabe erzeugt. Vermutlich muss dazu ein Debugschalter aktiviert werden.
Dokumentation
ELO stellt im SupportWeb detaillierte technische Dokumentationen zur Verfügung. Zum ELOas gibt es dort ein Handbuch.Debugging
In der Dokumentation wird auch die Möglichkeit eines echten Debuggings beschrieben.Bei komplexeren Aufgaben sollte man davon in jedem Fall Gebrauch machen. Für diese erste Aufgabe habe ich es nicht genutzt.
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